士業はデジタルノートを活用して、瞬時に顧客の要望に答えよう！

こんにちは。福岡で開業した元SE×社会保険労務士の吉田です。

今回も私が活用しているITツールをご紹介いたします。

すでに士業の間でも活用されている 「Evernote」 です。

Evernoteとは

一言でいうと、 「なんでも記憶できるノート」 とお考え下さい。

文字だけではなく

• 画像
• 音声
• ファイル
• 手書き

本当に全てのものを保存できます。

しかも、クラウドであるためPCだけではなく、スマホからもアクセスできます。そして、場所と時間を選びません。

インターネットに繋がる環境であれば、いつでも利用できます。

検索機能が秀逸

Evernoteが他のアプリに比べて何が一番いいかと問われると、

検索機能が最強

という点ではないでしょうか。

しかも、

• タイトルに「◯△◇」が含まれるノートを検索
• 本文に「◯△◇」が含まれるノートを検索
• 「◯△◇」または「☓☓☓」の一方が含まれるノートを検索

など、その他にも色々な検索方法があります。

情報を一元管理できるので便利

そして、Evernoteを使うメリットとしては、

どこに保存したかを考えなくていい！

ということではないでしょうか！

情報をEvernote内で一元管理できますので、最強の検索機能を上手く利用して、Evernote内を検索するだけで必要な情報にヒットします。

• こないだもらった資料どこに保存したっけ・・・
• あのWebページ、ブックマークしておけばよかった・・・
• 紙の中から探すの面倒だな・・・
• せっかく作成したマニュアル、従業員と共有したいな・・・

などなど。

こんな悩みありませんか？これらが一気に解決します。

Evernoteの活用事例

私の活用方法としては次の通りです

EvernoteWebClipperでネットやGmailを保存

この機能は、 気になるインターネットのページを保存できる機能 になります。

ネットを見ていて、「後でもう一度読みたいなぁ」と思うことありますよね。

ほとんどの人は、ブックマークとかお気に入りに登録していたと思います。

でも、結局ブックマークが増えるだけで、見なかったりしませんか？

このwebclipperと拡張機能を活用すると、簡単に保存でき、お気に入りのサイトにすぐアクセスできます。

記事の内容によって、保存するフォルダーを分けたりすることで使い勝手もUPします。

Webサイトお気に入り用のフォルダーを作り、気になったサイトをどんどん保存していく。これだとそのフォルダーに溜まっていきますので、簡単にアクセスできますね。

紙の資料は全てスキャンしてEvernoteに保存

私の場合は、明らかに不要だと思われる資料を除いて、 ほとんどの資料をスキャンし保管 しています。

後から検索しやすいように、簡単にタイトルをつけますが、基本的にはEvernoteの最強検索機能を活用すれば、資料の本文まで検索してくれますので、知りたい時にだいたいヒットします。

スマホで写真を取って保管が簡単

日々生活しているだけでも、毎日紙が増えていきませんか？

「後から見るかも」と思っておいているけど、結局どこに置いた分からなくなったりしていませんか？

例えば、子供が小学校や保育園からもらって来るお便りなど

スマホで写真を取って、Evernoteに入れ、その紙はすぐに捨ててしまいます。

このようにすれば、紙が増えないし、必要な時に確認できます。

しておけば、将来必ず見返して家族全員で笑顔になれる日が来ますよ。

業務マニュアルもEvernoteで

無印良品が躍進を遂げた要員の一つに、業務マニュアル「MUJIGRAM」の存在があります。

この業務マニュアルの作成、活用により、全従業員のサービス品質が向上、均一化され顧客満足度が向上したと、私は感じています。

業務マニュアルは、 無印良品のようなサービス業、接客業だけではなく、すべての業種、業態に欠かせないモノ ではないでしょうか。

Evernoteで作成するメリットとしては、

• 従業員間で共有できる
• 誰でも修正可能
• 検索機能により瞬時に見つけられる
• タイムラグなくプレビューが表示
• ノートとノートがリンクできる

など、使えば使うほどEvernoteの凄さが分かります。

Wordファイルで作成して、Googleドライブで保管する

という方法も無くはないですが・・・

Googleドライブでは、一度に開けるプレビューが一つのファイルだけで、タイトルで判断して、一つ一つファイルを開かないといけません。

Evernoteならファイルを選択した時点でタイムラグなくプレビューが表示されるので、必要なファイルをスムーズに検索できます。

業務マニュアルをEvernoteで管理しておくと、例えばお客さんから何か質問されたときとか、

瞬時に検索して、お答えするなどの活用も可能となります。

まずは、担当者間の業務メモ程度から始め、全員で共有し、全員で加筆修正していけば立派な業務マニュアルが完成しますので、是非始めてみて下さい。

次のブログもとても参考になります。

まとめ

Evernoteは本当に便利なITツールです。

色々な方が活用されていますが、活用の仕方はそれぞれで異なります。

まずは使ってみて、あなたなりの使い方を模索してみて下さい！

Evernote社が無料のセミナーもされていますので、参加されてはどうでしょうか。