士業はリマインダー機能を活用して、手続き漏れに注意

こんにちは。福岡で開業した元SE×社会保険労務士の吉田です。

この間、労務管理をメインに記事を書いてきましたが、IT業界出身ということで、ITツール等の情報発信も行なっていきたいと考えています。

題して・・・

元SE社労士がお届けする「IT活用のすゝめ」

記念すべき第一回目の投稿は、社労士業務をしていてよく感じることがあります。

それは、「手続きが漏れるのが怖い・・・」です。

定期的に行わなければならない業務があります。例えば・・・

• 高齢者継続雇用給付金の申請
• 育児休業給付金の申請

など。

そういった時に利用できるのが、この リマインダー機能 です。

リマインダーとは

このリマインダー機能を持っているアプリは多くあります。

例えば、

• Apple純正アプリ“リマインダー”
• Google Keep
• Google カレンダー
• Evernote

など。

忘れてはいけない用事や締切のある仕事等があった場合は、「Googleカレンダー」に予定登録を行い、リマインダーを設定します。

すると、その締切の1日前や1時間前、といった指定したタイミングお知らせしてくれるのです。

Todo管理とリマインダーの切り分けについて

業務管理、忘れ物防止などに役立つツールとしては、「Todo」アプリがあります。

「Todo」アプリとは

いわゆる「やる事リスト」とお考え下さい。

例えば、

• 醤油とトイレットペーパーがなくなったから、買わなければならない
• 今週中にやらなければならない仕事がたくさんある
• 旅行に行くから、準備しなきゃ

など、これらの情報を 箇条書きでリスト化 して管理するアプリです。

思い出すという作業に「リマインダー」

私の場合は、「思い出す」という作業をしなければならない場合に「リマインダー」を活用しています。

例えば、

• 来週、来月の予定
• 毎月1回の燃えないゴミの日
• 締切が数カ月後の仕事、作業

などです。

• 今週中にやらなければならない仕事
• 買い物リスト
• 旅行で準備しなければならない物

などは、作業を行う際にそのリストを確認しながら行うため、「Todoリスト」にメモしています。

従って、純粋に「思い出したい情報」であればリマインダーに登録するべきだし、「ある日時に限定して行うべきアクション」ならTodoで管理をするべきだと思います。

なので、数ヶ月後の仕事、作業は一旦リマインダーに登録し、その作業ボリュームなどに応じて、お知らせするタイミングを設定します。

そして、その作業を「Todoリスト」に棚卸しすることで、漏れがなくなりました！

リマインダーの設定方法

次の画像は、私が愛用している「Googleカレンダー」のリマインダー機能です。

この赤枠で設定すると、例えば「メール　1日」の場合、

1日前にメールでお知らせしてくれるのです。

予定と、リマインダーが同時に登録できるメリットです。

iPhoneのリマインダーのアプリであれば、設定した時間だけでなく設定した場所に近付いたらお知らせをしてくれるという機能もあるようです。

そのた、様々なアプリに「リマインダー機能」がありますので、上手に活用して下さい。