【断捨離】サラリーマンは、年間約200時間 も書類を探してるってよ。データ化のすすめ

こんにちは。元SE×社会保険労務士の吉田です。

業種・業態によっては、大量の紙の資料を扱い、整理整頓の毎日で疲弊しきっていませんか？

探していた紙の書類をどこにしまってあるのか記憶を辿り、ドンピシャで見つけたときのドヤ顔。。もう神の領域。僕がそうでしたので、気持ちわかりますよ。

今回は、神の話ではなく、紙の話。

とある文具メーカーによると、 サラリーマンが1年間に紙の書類を探すのにかける時間は、なんと200時間 にもなるそうです。

もし経営者の方がこのブログを見ていたら、沸々と怒りが・・・

でも、紙の保管を行っている経営者の皆さんも同じく、紙をさがすのに時間をかけていることになります。

経営者の皆様、率先垂範でデータ化への階段を登りましょう。

データ化とは

そもそもデータ化って何？

スキャナーと呼ばれる機器を利用して、書類（紙）を電子データに変換することをいいます。

イメージスキャナ（Image Scanner ）とは、通信や記録のために画像や文書などをデジタル静止画像情報化するための機器である。OCRソフトウェアを利用して、画像情報を文字コード化するためにも使用される。

イメージスキャナとは｜Wikipedia

データ化のメリット

• 物理的な保管場所がいらない
• ファイル名を工夫すると、検索が一瞬
• OCR機能を使って、文書のコピペが可能
• 劣化しない
• 社内、社外問わず情報の共有が可能
• エコ

データ化のデメリット

• パソコンと扱う知識が必要
• セキュリティの問題
• 紙の方が読みやすい場合もある

紙の書類を捨てるには

紙を捨てる前に、まず次のことを考えます。

1. なぜ、今まで紙で保管し続けていたのか
2. 紙じゃなきゃイケないのか
3. 本当にこの書類は必要か

紙保管からデータ保管に移行する場合は、いきなり全てをデータに移行させるのでなく、上記のことを検討してから少しずつ移行させたほうがいいです。

業種によっては紙の保管が義務付けられているものをあるようですので、注意が必要です。

移行の際は、少しずつ進めていきましょう。

データ化活用術

どのような書類をデータ化すればいいのか、1つずつ見ていきましょう。

名刺

サラリーマンがよく探すものの一つとして、「名刺」があります。

この名刺をスキャンしてデータ化し、会社名等で名前をつけておけば楽々探し出せます。

また、クラウドに保管しておけば外出先からもスマホで閲覧が可能です。

領収書・請求書

領収書や請求書も管理が大変。時系列でファイリングしたり、会社ごとに保管したり。領収書などはノリで貼ったりとまた大変です。

これら書類もスキャンして、月ごとのフォルダに入れておくだけで簡単に管理できます。

しかも、データを自動で取り込んでくれるクラウド会計ソフトと連携させると、毎月の伝票起票などが自動で完結します。

参考書類や回覧文書

セミナーに参加して貰った書類や、後で読むかもと思って保管している書類など、それなりに多くあり、なかなか読まないのが現実。

これらの書類もとりあえず、スキャンしておくことをオススメします。

そして保管フォルダではなく、作業フォルダに保管し時間がある時に読む癖をつけましょう。一定期間読まなかったものは思い切って破棄しましょう。

その他

その他に次のような物もスキャンすると便利です。家庭でも使えるの是非活用ください。

• 取扱説明書やカタログ
• 手書きのノート
• 年賀状
• 写真
• 書籍

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はデータ化のすすめということで、データ化の活用術等について書きましたが。

起業、開業したての経営者様にとってみると、事務作業の効率化というのは課題の一つかと思います。

最初の導入、ツールの切り替えなど負担、手間が多い部分がありますが、スキャナを導入して、あらゆる種類をデータ化することでかなりの効率化になります。是非お試しください。

次回以降、では実際にどのようなツールを使ってスキャンして、どんなツールと連携すればより便利になるのかを書きたいと思いますので、ご期待下さい！。