出勤簿って何！？保存期間・様式・作り方など解説

こんにちは。福岡市西区の元SE×社会保険労務士の吉田です。

今回は、労務管理を行う上で絶対に必要な、法定三帳簿の一つでもある「出勤簿」について。

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従業員を雇用して、雇用保険資格取得届を提出する際に添付の一つとしても求められますし、労働基準監督署の監督指導でも必ずチェックされる一つでもあり、超重要な書類であります！

出勤簿とは

出勤簿とは、労働基準法により作成と保管が義務付けられている法定帳簿で、とても重要な書類の一つです。

法令上、「出勤簿」という名称で指示されているわけではありませんが、

労働基準法第１０８条において、会社は賃金台帳を作成することが義務付けられており、その記載事項として、 労働日数、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働を行った時間数の管理が求められています。 

労働基準法により、使用者は労働時間を適切に管理する責任があり、昨今、割増賃金の未払いや過重な長時間労働といった問題が生じているなど、使用者が労働時間を適切に管理していない現状も見られます。

こうした現状を踏まえ、労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置を具体的に明らかにすることにより、労働時間の適切な管理の促進を図るものです。

対象労働者

対象となる労働者は、 いわゆる管理・監督者及びみなし労働時間制が適用される労働者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時間に限る。）を除く すべての労働者  です。

出勤簿の必要記載事項について

前述の通り、賃金台帳で記載が求められている勤怠関連の項目を記載すればいいのですが、具体的に法令上定められているわけではないようです。

しかし使用者は、労働時間を適正に管理するため、 労働者の労働日ごとの始業・ 終業時刻を確認 し、これを記録することが求められていることから、

一般的に、 賃金を計算する根拠として必要な勤怠関連の項目を日ごとに管理把握しておれば問題ない と思います。

出勤簿の様式について

出勤簿の様式については、労働者名簿や賃金台帳と違って、何を記載すべきかといった事項は定められていません。

また、労働時間数等の把握の仕方についても、労働基準法では特に定められていません。労働時間数等を正確に把握できるのであれば、どんな方法でも構いません。

が、公平性、透明性を考慮すると一般的には

が一番良いのではないでしょうか。

出勤簿の保管方法と期限

出勤簿は労働基準法第109条における労働関係に関する重要な書類に該当し、

また、出勤簿等労働関係に関する重要な書類の保存については、パソコン等での保存が行政通達上で認められるところとなりました（平成17.03.31基発第0331014号）。

パソコン等で保存する場合は、次の要件を満たす必要があります。

データの改ざんや誤っての消去のリスクを考えると、数値データとしての保存ではなく、 印刷した紙をデータ化（PDF等）して保存するのが良い のではないかと思います。

まとめ

労働者による「自己申告制」による方法での管理も可能なのですが、労働時間の過少、過大の虚偽の申告も可能であることから、おすすめできません。

また、労働者の出勤時間を管理しておらず、ある日退職した社員が、毎日の出退勤の時刻をメモした手帳を持って労基署に駆け込んだり、未払い残業代を請求してきたりと様々なリスクも考えられます。

経営者の皆様は、必ず、客観的に把握、管理出来る方法で適正、適切な労働時間管理を行って下さい。

そうすることで、無駄な残業代の削減、従業員のワークライフバランスの充実など労使双方にとってメリットのある取り組みとなります。